Khi bắt đầu khởi nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp thường có tâm lý chung: “Cứ mở công ty trước để chạy dự án, còn hệ thống kế toán và thuế để tính sau.” Tuy nhiên, đây lại là nguyên nhân cốt lõi dẫn đến hàng loạt sai sót nghiêm trọng về hóa đơn, chứng từ và hồ sơ pháp lý ngay trong giai đoạn đầu vận hành.

Đến khi phát hiện ra sai phạm, doanh nghiệp thường đã rơi vào thế bị động: buộc phải điều chỉnh lại toàn bộ hồ sơ, chậm phát hành hóa đơn cho đối tác, phát sinh các khoản phạt hành chính lớn, đồng thời tiêu tốn thêm rất nhiều thời gian và chi phí để xử lý lại hệ thống sổ sách.

Dưới đây, đội ngũ chuyên gia tại Nexia Hải Phòng xin chia sẻ 4 lý do vì sao doanh nghiệp cần có sự đồng hành của đơn vị tư vấn kế toán chuyên nghiệp ngay từ những ngày đầu thành lập:

1. Đăng ký mức vốn và ngành nghề kinh doanh phù hợp

Một lỗi phổ biến của các doanh nghiệp mới là đăng ký mức vốn điều lệ quá thấp để giảm bớt áp lực trách nhiệm pháp lý, nhưng thực tế ngay trong những tháng đầu hoạt động lại nhập khối lượng hàng hóa lớn, ký kết các hợp đồng giá trị cao và phát sinh giao dịch dòng tiền lớn.

Khi bắt tay vào làm kế toán, doanh nghiệp mới nhận ra quy mô hoạt động thực tế không hề tương thích với hồ sơ đăng ký ban đầu. Lúc này, bạn bắt buộc phải tiến hành thủ tục tăng vốn điều lệ, điều chỉnh giấy phép kinh doanh và bổ sung ngành nghề – một quy trình vừa làm gián đoạn tiến độ công việc, vừa phát sinh thêm nhiều chi phí hành chính không đáng có.

2. Chuẩn hóa hồ sơ thuế ban đầu để không bị chậm xuất hóa đơn

Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, có một chuỗi thủ tục bắt buộc phải hoàn thành một cách chuẩn xác: mở tài khoản ngân hàng thương mại, đăng ký chữ ký số (Token), thiết lập tài khoản thuế điện tử và hoàn thiện hồ sơ chứng minh quyền sử dụng trụ sở.

Nếu thực hiện thiếu hoặc sai quy trình, cơ quan quản lý thuế trực tiếp sẽ yêu cầu giải trình, kiểm tra xác minh thực tế địa điểm. Điều này dẫn đến việc chậm phát hành hóa đơn điện tử, trực tiếp làm đóng băng các hoạt động bán hàng và thanh toán của doanh nghiệp với đối tác.

3. Thiết lập quy trình chứng từ và kiểm soát chi phí hợp lý

Nhiều đơn vị hoạt động theo thói quen tự phát, đến khi quyết toán thuế mới ngỡ ngàng phát hiện ra: chi phí văn phòng/thuê nhà thiếu hồ sơ pháp lý của chủ nhà, chi phí marketing quảng cáo không đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, hệ thống hồ sơ lương nhân sự chưa đồng bộ với cơ quan bảo hiểm.

Hậu quả là một phần lớn chi phí thực tế của doanh nghiệp bị cơ quan thuế loại ra khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Nếu có sự tư vấn từ đầu, toàn bộ quy trình thu – chi, hồ sơ hợp đồng, chứng từ thanh toán và phương pháp lưu trữ sổ sách sẽ được chuẩn hóa đồng bộ ngay từ tháng đầu tiên.

4. Giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ nghĩa vụ thuế của mình

Năm đầu tiên hoạt động là giai đoạn doanh nghiệp được cơ quan thuế theo dõi khá kỹ về tính tuân thủ. Chủ doanh nghiệp cần phải được làm rõ các câu hỏi: Doanh nghiệp thuộc diện kê khai thuế theo tháng hay theo quý? Thuế GTGT áp dụng theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp? Nghĩa vụ tạm tính thuế TNDN hàng quý thực hiện ra sao? Thời hạn cuối cùng để nộp các tờ khai là ngày nào?

Việc mơ hồ về luật thuế rất dễ dẫn đến tình trạng chậm nộp hồ sơ khai thuế, kê khai sai kỳ tính thuế, phát sinh tiền phạt chậm nộp ngay trong năm đầu tiên vận hành.

Vận hành an toàn cùng Nexia Hải Phòng

Điều quan trọng đối với một doanh nghiệp mới không nằm ở việc mở công ty nhanh hay chậm, mà là mở đúng quy định và thiết lập được một hệ thống vận hành an toàn. Việc nhận tư vấn kế toán ngay từ đầu là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp chủ động giảm thiểu rủi ro thuế, hạn chế sai sót hồ sơ, tiết kiệm chi phí xử lý hệ quả về sau để yên tâm tập trung phát triển thị trường.

Tại thị trường Hải Phòng, bên cạnh thế mạnh về dịch vụ kiểm toán tại Hải Phòng cho các doanh nghiệp lớn, Nexia Hải Phòng luôn sẵn sàng đồng hành cùng các startup thông qua hệ sinh thái dịch vụ chuyên nghiệp:

• Tư vấn thủ tục thành lập doanh nghiệp trọn gói.
• Thiết lập hồ sơ thuế ban đầu và đăng ký hóa đơn điện tử.
• Cung cấp dịch vụ kế toán, đại lý thuế định kỳ.
• Tư vấn cấu trúc tài chính và quản trị rủi ro doanh nghiệp.