Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần tạm ngừng kinh doanh hoặc đã ngừng hoạt động thì gần như đã “xong” với cơ quan thuế. Thực tế, đây lại là chỗ rất dễ nhầm.

Khi tra cứu mã số thuế, kế toán có thể gặp các trạng thái như 00, 01, 03, 05, 06. Mỗi mã phản ánh một tình trạng khác nhau của người nộp thuế và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc xuất hóa đơn, kê khai thuế, giải thể, chuyển địa điểm hoặc làm việc với đối tác.

Điểm cần nhớ là: tạm ngừng kinh doanh không đồng nghĩa với việc mã số thuế đã chấm dứt hiệu lực. Doanh nghiệp không còn hoạt động trên thực tế nhưng chưa hoàn tất thủ tục thuế vẫn có thể còn nghĩa vụ phải xử lý.

Kế toán cần hiểu đúng trạng thái mã số thuế

Trong quá trình làm hồ sơ cho doanh nghiệp, chỉ nhìn thấy mã số thuế còn tồn tại trên hệ thống là chưa đủ. Kế toán cần kiểm tra đúng trạng thái hiện tại của người nộp thuế để biết doanh nghiệp đang ở giai đoạn nào và còn thủ tục gì phải làm.

Một số trạng thái thường gặp gồm:

Mã 00 – Người nộp thuế đã được cấp mã số thuế

Đây là trạng thái thể hiện người nộp thuế đã được cấp mã số thuế trên hệ thống.

Trong thực tế, khi kiểm tra một doanh nghiệp đang giao dịch bình thường, kế toán vẫn nên đối chiếu thêm tên doanh nghiệp, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý và thông tin đăng ký hiện tại. Không nên chỉ nhìn một mã trạng thái rồi kết luận toàn bộ tình trạng pháp lý – thuế của doanh nghiệp.

Mã 01 – Đã ngừng hoạt động và hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Đây là trường hợp người nộp thuế đã ngừng hoạt động và đã hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế với cơ quan thuế.

Khi doanh nghiệp đã ở trạng thái này, hồ sơ thuế về cơ bản đã đi đến bước chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Tuy nhiên, nếu phát sinh yêu cầu xử lý hồ sơ cũ, nghĩa vụ còn tồn hoặc cần tra cứu lại dữ liệu trước đây, kế toán vẫn cần kiểm tra hồ sơ từng thời kỳ.

Mã 03 – Đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Đây là trạng thái doanh nghiệp rất dễ hiểu nhầm.

Doanh nghiệp có thể đã dừng kinh doanh trên thực tế, không còn phát sinh doanh thu, thậm chí đã trả mặt bằng hoặc ngừng nhân sự, nhưng điều đó chưa có nghĩa là thủ tục với cơ quan thuế đã hoàn tất.

Nếu vẫn còn tờ khai chưa nộp, nghĩa vụ thuế chưa xử lý, hóa đơn chưa hoàn tất hoặc hồ sơ giải thể chưa đi hết quy trình thì mã số thuế vẫn chưa chấm dứt hiệu lực.

Mã 05 – Tạm ngừng hoạt động, kinh doanh

Đây là trường hợp doanh nghiệp đang trong thời gian tạm ngừng hoạt động, kinh doanh theo thủ tục đã đăng ký.

Điểm kế toán cần nhớ là tạm ngừng kinh doanh không phải là giải thể và cũng không phải chấm dứt mã số thuế.

Doanh nghiệp vẫn tồn tại và có thể hoạt động trở lại sau thời gian tạm ngừng. Vì vậy, trước khi tạm ngừng và khi chuẩn bị hoạt động trở lại, kế toán vẫn cần kiểm tra các nghĩa vụ kê khai, hóa đơn, hồ sơ thuế và các thủ tục liên quan.

Mã 06 – Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Đây là trạng thái cần đặc biệt lưu ý vì cơ quan thuế xác định người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

Tình trạng này có thể phát sinh khi doanh nghiệp đã chuyển văn phòng nhưng chưa hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ, không còn hoạt động tại địa chỉ cũ hoặc thông tin thực tế không khớp với dữ liệu đăng ký.

Nếu để kéo dài, doanh nghiệp có thể gặp vướng mắc khi làm thủ tục thuế, sử dụng hóa đơn, giao dịch với ngân hàng, khách hàng hoặc nhà cung cấp.

Ngừng kinh doanh nhưng vẫn còn nghĩa vụ thuế là chuyện thường gặp

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp chỉ quan tâm đến việc đóng cửa văn phòng, thanh lý hợp đồng thuê hoặc dừng bán hàng mà chưa kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ thuế.

Đến khi làm thủ tục giải thể hoặc cần xử lý hồ sơ với cơ quan thuế mới phát hiện còn tờ khai chưa nộp, nghĩa vụ thuế chưa xử lý, hóa đơn còn tồn hoặc thông tin đăng ký chưa cập nhật.

Đây là lý do doanh nghiệp nên kiểm tra trạng thái mã số thuế ngay từ đầu thay vì chỉ nhìn vào việc “còn hoạt động hay không”.

Khi nào kế toán nên kiểm tra trạng thái mã số thuế?

Không chỉ doanh nghiệp chuẩn bị giải thể mới cần kiểm tra. Trong quá trình làm kế toán – thuế, có nhiều thời điểm nên tra cứu lại trạng thái mã số thuế.

• Khi doanh nghiệp chuẩn bị tạm ngừng kinh doanh.
• Khi làm thủ tục giải thể hoặc chấm dứt hoạt động.
• Khi chuyển địa chỉ trụ sở.
• Khi chuẩn bị hoạt động trở lại sau thời gian tạm ngừng.
• Khi phát sinh vướng mắc về hóa đơn.
• Khi kiểm tra nhà cung cấp hoặc đối tác mới.
• Khi rà soát hồ sơ trước kỳ quyết toán thuế.

Đừng chỉ kiểm tra mã số thuế của chính doanh nghiệp

Một việc kế toán nên làm định kỳ là kiểm tra cả trạng thái của nhà cung cấp và đối tác.

Nếu một nhà cung cấp xuất hóa đơn nhưng sau đó được xác định không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, doanh nghiệp mua hàng có thể phải chuẩn bị thêm hồ sơ để giải trình về giao dịch thực tế.

Vì vậy, với các nhà cung cấp mới, giao dịch có giá trị lớn hoặc những đối tác có thay đổi thông tin bất thường, việc kiểm tra trạng thái mã số thuế là bước khá đơn giản nhưng có giá trị trong quản trị rủi ro.

Doanh nghiệp đang tạm ngừng hoặc giải thể nên rà soát những gì?

Trước khi cho rằng hồ sơ đã “xong”, kế toán nên kiểm tra lại một số nội dung cơ bản:

• Các tờ khai thuế đã nộp đầy đủ đến thời điểm ngừng hoạt động chưa.
• Còn nghĩa vụ thuế, tiền chậm nộp hoặc khoản phải xử lý nào không.
• Tình trạng hóa đơn điện tử hiện tại.
• Địa chỉ và thông tin doanh nghiệp đã được cập nhật đúng chưa.
• Hồ sơ tạm ngừng, giải thể hoặc chuyển địa điểm đã hoàn tất đến bước nào.
• Sổ kế toán, công nợ, tiền mặt, ngân hàng và các khoản thuế còn tồn đã được đối chiếu chưa.

Doanh nghiệp FDI càng nên kiểm tra kỹ trước khi ngừng hoạt động

Với doanh nghiệp FDI, việc ngừng hoạt động thường không chỉ liên quan đến mã số thuế mà còn liên quan đến hồ sơ kế toán, công nợ với công ty mẹ, tài sản, hàng tồn kho, giao dịch liên kết, lao động và nhiều nghĩa vụ khác.

Nếu không rà soát từ sớm, đến giai đoạn giải thể hoặc quyết toán cuối cùng doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian để truy lại chứng từ, giải thích số liệu hoặc xử lý các khoản còn tồn.

Cách an toàn hơn là rà soát toàn bộ hồ sơ trước khi bước vào quá trình chấm dứt hoạt động chính thức.

Nexia Hải Phòng hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ trước khi tạm ngừng hoặc giải thể

Nếu doanh nghiệp đang tạm ngừng, chuyển địa điểm, chuẩn bị giải thể hoặc trạng thái mã số thuế chưa phù hợp với tình hình thực tế, việc rà soát hồ sơ từ sớm sẽ giúp xác định rõ đang vướng ở đâu và cần xử lý phần nào trước.

NEXIA HẢI PHÒNG hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát hồ sơ kế toán – thuế.
• Kiểm tra tình trạng kê khai và nghĩa vụ thuế.
• Đối chiếu hóa đơn, công nợ và số liệu kế toán.
• Rà soát hồ sơ trước khi tạm ngừng hoặc giải thể.
• Kiểm tra các sai lệch cần xử lý trước khi làm việc với cơ quan thuế.
• Hỗ trợ doanh nghiệp FDI rà soát hồ sơ trước khi chấm dứt hoạt động.