Từ ngày 01/09/2026, BHXH Việt Nam bắt đầu chuyển đổi dữ liệu và vận hành bộ mã quản lý mới trên các hệ thống nghiệp vụ.

Thay đổi này không chỉ liên quan đến dữ liệu của người lao động mà còn liên quan trực tiếp đến mã quản lý của doanh nghiệp tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

Với bộ phận HR – C&B – Kế toán, đây là thời điểm nên kiểm tra lại thông tin đơn vị và dữ liệu người lao động để hạn chế lỗi khi thực hiện giao dịch BHXH sau khi hệ thống chuyển đổi.

Từ 01/09/2026, hệ thống BHXH thay đổi như thế nào?

Theo Kế hoạch 3115/KH-BHXH năm 2026, BHXH Việt Nam thực hiện chuyển đổi sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH và đồng thời chuyển đổi bộ mã quản lý trên các phần mềm nghiệp vụ.

Việc chuyển đổi được triển khai trên nhiều hệ thống như phần mềm thu và quản lý sổ, thẻ; giao dịch BHXH điện tử; VssID; hệ thống giám định BHYT và các phần mềm nghiệp vụ khác có sử dụng mã số BHXH hoặc bộ mã quản lý.

Người tham gia BHXH, BHYT sử dụng số ĐDCN/CCCD

Đối với người tham gia BHXH, BHYT, số Định danh cá nhân/CCCD được sử dụng thay thế mã số BHXH theo lộ trình chuyển đổi của BHXH Việt Nam.

Điều này đồng nghĩa dữ liệu cá nhân của người lao động cần có sự thống nhất giữa hồ sơ BHXH và thông tin định danh.

Doanh nghiệp chuyển sang bộ mã quản lý mới

Đối với đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN, bộ mã quản lý mới được xây dựng theo cấu trúc:

Trong đó:

• ĐD: Mã định danh đơn vị. Đối với doanh nghiệp, sử dụng mã số doanh nghiệp gồm 10 ký tự.
• ĐT: Mã đối tượng.
• LH: Mã loại hình sản xuất kinh doanh.

Với doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kê khai BHXH hoặc phần mềm quản trị nhân sự có kết nối dữ liệu, cần lưu ý kiểm tra việc cập nhật bộ mã mới trên hệ thống đang sử dụng.

Lộ trình chuyển đổi được thực hiện ra sao?

Giai đoạn 1: Từ 15/08/2026 đến trước 01/09/2026

Giai đoạn này tập trung vào việc chuẩn hóa dữ liệu người tham gia, đơn vị tham gia BHXH, BHYT; nâng cấp phần mềm, chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật và các điều kiện phục vụ chuyển đổi.

Giai đoạn 2: Bắt đầu từ 01/09/2026

BHXH Việt Nam bắt đầu thực hiện chuyển đổi tập trung dữ liệu và vận hành trên các hệ thống nghiệp vụ theo kế hoạch triển khai.

Như vậy, từ 01/09/2026, doanh nghiệp cần lưu ý bộ mã mới khi thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến BHXH.

Doanh nghiệp nên kiểm tra những gì?

Trong thực tế, doanh nghiệp không cần đợi đến khi phần mềm báo lỗi mới rà soát dữ liệu. Bộ phận HR – C&B – Kế toán có thể chủ động kiểm tra một số nội dung sau:

• Mã số doanh nghiệp và thông tin đơn vị đang đăng ký với cơ quan BHXH.
• Số ĐDCN/CCCD của người lao động.
• Họ tên, ngày sinh và các thông tin cá nhân trên hồ sơ BHXH.
• Các trường hợp người lao động đã đổi CCCD nhưng dữ liệu BHXH chưa cập nhật.
• Phần mềm giao dịch BHXH điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
• Danh sách lao động tăng, giảm hoặc điều chỉnh đang chờ xử lý.

Doanh nghiệp có nhiều lao động càng nên rà soát sớm

Với doanh nghiệp có vài chục lao động, việc điều chỉnh một vài trường hợp sai thông tin thường không quá phức tạp. Nhưng với doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn lao động, chỉ cần một tỷ lệ nhỏ dữ liệu chưa đồng bộ cũng có thể khiến bộ phận nhân sự mất nhiều thời gian xử lý.

Đặc biệt với doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thường xuyên tăng giảm lao động, việc kiểm tra dữ liệu trước khi phát sinh hồ sơ mới sẽ thuận lợi hơn nhiều so với việc xử lý từng lỗi sau khi hệ thống đã chuyển đổi.

Có phải doanh nghiệp phải tự đổi mã BHXH?

Kế hoạch 3115/KH-BHXH xác định việc chuyển đổi dữ liệu được thực hiện trên các hệ thống nghiệp vụ của BHXH Việt Nam.

Vì vậy, điều doanh nghiệp cần tập trung không phải là tự tạo một mã mới, mà là kiểm tra tính chính xác của dữ liệu đầu vào, thông tin đơn vị và khả năng tương thích của phần mềm đang sử dụng.

Nexia Hải Phòng hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ

Việc thay đổi mã quản lý BHXH nhìn qua có vẻ là vấn đề kỹ thuật, nhưng khi dữ liệu doanh nghiệp hoặc người lao động không đồng nhất, bộ phận HR – C&B – Kế toán có thể mất khá nhiều thời gian để kiểm tra và điều chỉnh.

NEXIA HẢI PHÒNG hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát hồ sơ kế toán và dữ liệu doanh nghiệp.
• Kiểm tra hồ sơ liên quan đến lao động, tiền lương và BHXH.
• Đối chiếu số liệu kế toán – thuế – tiền lương.
• Rà soát hồ sơ cho doanh nghiệp FDI.
• Tư vấn xử lý các sai lệch trước khi phát sinh vướng mắc với cơ quan quản lý.