Từ ngày 01/09/2026, Bảo hiểm xã hội Việt Nam bắt đầu giai đoạn chuyển đổi dữ liệu và vận hành sử dụng số định danh cá nhân/Căn cước công dân (ĐDCN/CCCD) thay cho mã số BHXH trên các phần mềm nghiệp vụ theo Kế hoạch 3115/KH-BHXH ngày 13/08/2026.

Việc sử dụng số định danh cá nhân thay mã số BHXH không phải là nội dung hoàn toàn mới. Trước đó, ngành BHXH đã từng bước sử dụng dữ liệu dân cư để xác thực và quản lý người tham gia. Điểm đáng chú ý lần này là dữ liệu được chuyển đổi đồng bộ trên hệ thống nghiệp vụ của BHXH Việt Nam.

Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có số lượng lao động lớn hoặc doanh nghiệp FDI, đây là thời điểm nên rà soát lại dữ liệu nhân sự để hạn chế phát sinh sai lệch khi thực hiện các thủ tục BHXH sau này.

Từ 01/09/2026 hệ thống BHXH thay đổi như thế nào?

Theo Kế hoạch 3115/KH-BHXH, quá trình chuyển đổi được triển khai theo hai giai đoạn. Giai đoạn chuẩn hóa dữ liệu và chuẩn bị hệ thống được thực hiện từ ngày 15/08/2026 đến trước ngày 01/09/2026. Từ ngày 01/09/2026, hệ thống bắt đầu chuyển đổi dữ liệu và vận hành theo số ĐDCN/CCCD.

Phần mềm Thu và quản lý sổ, thẻ (TST) là hệ thống nguồn thực hiện việc chuyển mã số BHXH sang số ĐDCN/CCCD. Các phần mềm nghiệp vụ khác sẽ đồng bộ dữ liệu từ hệ thống này thay vì tự chuyển đổi độc lập.

Người lao động có phải làm thủ tục đổi mã số BHXH không?

Người lao động không phải tự làm thủ tục đổi mã số BHXH chỉ vì hệ thống chuyển sang sử dụng số định danh cá nhân hoặc CCCD. Việc chuyển đổi được thực hiện trên hệ thống của cơ quan BHXH.

Việc thay đổi phương thức định danh cũng không làm thay đổi lịch sử tham gia, dữ liệu đóng – hưởng, giá trị sử dụng thẻ BHYT hay quyền lợi BHXH, BHYT, BHTN của người tham gia.

Doanh nghiệp nên rà soát thông tin gì trước khi chuyển đổi?

Điểm doanh nghiệp cần quan tâm nhất không phải là việc hệ thống đổi mã, mà là dữ liệu của người lao động đã được xác thực và đồng bộ đúng hay chưa.

Doanh nghiệp nên kiểm tra các nội dung sau:

• Số CCCD/số định danh cá nhân của người lao động có đúng với hồ sơ đang quản lý hay không.
• Họ tên, ngày tháng năm sinh và giới tính có thống nhất giữa hồ sơ nhân sự và dữ liệu BHXH hay không.
• Thông tin của người lao động đã được xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hay chưa.
• Dữ liệu trên phần mềm BHXH điện tử có khớp với thông tin trên hồ sơ lao động và VssID hay không.
• Các trường hợp chưa đủ điều kiện chuyển đổi tự động cần được xử lý sớm.

Những trường hợp nào dễ phát sinh sai lệch dữ liệu?

Trong quá trình quản lý lao động, doanh nghiệp có thể gặp một số trường hợp thông tin BHXH chưa khớp hoàn toàn với dữ liệu dân cư. Ví dụ, người lao động đã đổi CCCD nhưng doanh nghiệp chưa cập nhật, họ tên có dấu hoặc ngày sinh trên hồ sơ cũ khác với dữ liệu hiện tại.

Một số lao động đã tham gia BHXH từ nhiều năm trước cũng có thể còn thông tin theo giấy tờ cũ. Nếu các dữ liệu này chưa được chuẩn hóa, hệ thống có thể cần thêm bước xác minh trước khi đồng bộ hoàn toàn.

Doanh nghiệp có nhiều lao động nên thực hiện rà soát theo danh sách thay vì đợi đến khi phát sinh thủ tục tăng, giảm lao động, giải quyết chế độ hoặc xác nhận quá trình tham gia mới xử lý từng trường hợp.

Doanh nghiệp FDI cần lưu ý thêm gì?

Đối với doanh nghiệp FDI, dữ liệu nhân sự thường được quản lý đồng thời trên nhiều hệ thống: phần mềm nhân sự nội bộ, hệ thống của tập đoàn, phần mềm tính lương và hệ thống BHXH điện tử tại Việt Nam.

Nếu mỗi hệ thống sử dụng một định dạng hoặc một bộ dữ liệu khác nhau, việc đối chiếu có thể phát sinh sai lệch. Doanh nghiệp nên kiểm tra tính thống nhất giữa hồ sơ lao động tại Việt Nam, dữ liệu tính lương và thông tin đang được sử dụng để thực hiện nghĩa vụ BHXH.

Với lao động nước ngoài, doanh nghiệp cũng cần phân biệt rõ nhóm đối tượng áp dụng quy định về số định danh cá nhân/CCCD và nhóm sử dụng giấy tờ định danh khác theo hồ sơ tham gia BHXH để tránh áp dụng máy móc.

Việc chuyển đổi có làm mất lịch sử đóng BHXH không?

Theo kế hoạch triển khai, việc chuyển đổi phải bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và kế thừa đầy đủ lịch sử giao dịch, quá trình tham gia, hưởng chế độ cũng như các hồ sơ điện tử đã phát sinh.

Vì vậy, doanh nghiệp và người lao động không cần đăng ký lại quá trình tham gia chỉ vì mã định danh trên hệ thống thay đổi. Trọng tâm là bảo đảm thông tin định danh hiện tại chính xác để hệ thống có thể liên kết đúng với dữ liệu đã có.

Nên rà soát dữ liệu nhân sự trước khi phát sinh thủ tục

Sai lệch thông tin thường chỉ được phát hiện khi doanh nghiệp đang cần xử lý một thủ tục cụ thể như báo tăng, báo giảm, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản hoặc xác nhận quá trình đóng BHXH. Khi đó, việc vừa điều chỉnh dữ liệu vừa xử lý hồ sơ có thể khiến thời gian thực hiện kéo dài hơn.

Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra danh sách lao động trước khi hệ thống vận hành đồng bộ theo số ĐDCN/CCCD. Với doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn lao động, nên phân loại trước các trường hợp dữ liệu chưa khớp để xử lý theo nhóm.

Nexia Hải Phòng hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ lao động

Việc đồng bộ dữ liệu BHXH với thông tin định danh là một phần trong quá trình chuẩn hóa hồ sơ lao động và tiền lương của doanh nghiệp. Nếu dữ liệu nhân sự, bảng lương và hồ sơ BHXH không thống nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục hoặc đối chiếu nghĩa vụ liên quan.

NEXIA HẢI PHÒNG hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát dữ liệu nhân sự và hồ sơ BHXH.
• Đối chiếu thông tin người lao động với hồ sơ tiền lương.
• Kiểm tra hồ sơ lao động, tiền lương và nghĩa vụ liên quan.
• Hỗ trợ doanh nghiệp rà soát các trường hợp thông tin chưa thống nhất.
• Dịch vụ kế toán, tiền lương và tư vấn cho doanh nghiệp FDI.