Doanh nghiệp FDI gửi sản phẩm mẫu cho khách hàng nước ngoài dùng thử là hoạt động khá phổ biến, đặc biệt với các doanh nghiệp sản xuất đang tìm kiếm khách hàng mới, phát triển thị trường xuất khẩu hoặc chuẩn bị ký hợp đồng thương mại.

Điểm dễ nhầm là hàng mẫu không thu tiền thì không cần lập hóa đơn hoặc có thể mặc nhiên ghi giá bằng 0. Trên thực tế, cách lập hóa đơn và xử lý thuế còn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có thực hiện đúng quy định về khuyến mại hay không, đồng thời phải xem xét hồ sơ của giao dịch xuất khẩu.

Theo hướng dẫn tại Công văn 15677/DON-QLDN1 năm 2026, doanh nghiệp cần phân biệt rõ từng trường hợp để tránh tình trạng hàng đã xuất ra nước ngoài nhưng hóa đơn, hồ sơ khuyến mại, tờ khai hải quan và kê khai thuế GTGT lại không thống nhất.

Hàng mẫu gửi cho khách nước ngoài có phải lập hóa đơn không?

Có. Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử, trong đó bao gồm cả trường hợp hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu và hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng.

Như vậy, việc khách hàng không phải thanh toán không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được bỏ qua bước lập hóa đơn. Vấn đề cần xác định tiếp theo là giá tính thuế trên hóa đơn được ghi như thế nào.

Trường hợp 1: Hàng mẫu thực hiện đúng quy định về khuyến mại

Nếu doanh nghiệp đưa hàng mẫu cho khách hàng dùng thử không phải trả tiền và hoạt động này được thực hiện đúng trình tự, thủ tục khuyến mại theo pháp luật về thương mại thì doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn khi xuất hàng.

Trong trường hợp này, giá tính thuế của hàng mẫu được xác định bằng 0.

Đây là trường hợp nhiều doanh nghiệp thường gọi là “xuất hóa đơn hàng mẫu 0 đồng”. Tuy nhiên, cách hiểu chính xác phải là: hàng mẫu được áp dụng giá tính thuế bằng 0 vì doanh nghiệp thực hiện đúng hình thức khuyến mại theo quy định, chứ không phải cứ hàng gửi đi miễn phí thì mặc nhiên được ghi 0.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ gì?

Tùy hình thức và chương trình cụ thể, doanh nghiệp nên lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh mục đích khuyến mại, chẳng hạn:

• Hồ sơ hoặc tài liệu về chương trình khuyến mại.
• Quyết định hoặc phê duyệt nội bộ về việc gửi hàng mẫu.
• Thông tin khách hàng nhận mẫu.
• Hóa đơn hàng mẫu.
• Chứng từ xuất kho và vận chuyển.
• Hồ sơ xuất khẩu nếu hàng được gửi ra nước ngoài.

Trường hợp 2: Gửi hàng mẫu nhưng không thực hiện đúng thủ tục khuyến mại

Đây là trường hợp doanh nghiệp vẫn gọi hàng xuất đi là “hàng mẫu”, nhưng hoạt động này không đáp ứng quy định về khuyến mại của pháp luật thương mại.

Khi đó, việc xác định giá tính thuế không còn được xử lý như hàng mẫu khuyến mại đúng quy định mà phải thực hiện theo cách áp dụng đối với hàng hóa biếu, tặng, cho.

Theo quy định về thuế GTGT, giá tính thuế được xác định theo giá của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng, cho.

Đây chính là điểm doanh nghiệp dễ sai nhất. Một sản phẩm được gọi là “sample” trong email hoặc chứng từ nội bộ chưa đủ để xác định giá tính thuế bằng 0. Cơ sở quan trọng vẫn là bản chất của giao dịch và hồ sơ khuyến mại mà doanh nghiệp đã thực hiện.

Trường hợp 3: Xuất khẩu hàng mẫu không thu tiền ra nước ngoài

Đối với doanh nghiệp FDI, trường hợp thường gặp là gửi một số lượng sản phẩm cho khách hàng nước ngoài kiểm tra chất lượng, chạy thử hoặc đánh giá trước khi đặt đơn hàng chính thức.

Theo hướng dẫn tại Công văn 15677/DON-QLDN1 năm 2026, nếu doanh nghiệp xuất khẩu hàng mẫu không thu tiền ra nước ngoài và không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không phải tính thuế GTGT đầu ra theo quy định tại khoản 9 Điều 28 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp cần căn cứ hồ sơ thực tế, quy định tại Điều 28 Nghị định 181/2025/NĐ-CP và tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT để thực hiện kê khai phù hợp.

Vì sao “hàng mẫu 0 đồng” rất dễ bị hiểu sai?

Trong thực tế, bộ phận kinh doanh thường chỉ quan tâm việc gửi sản phẩm cho khách dùng thử và ghi chú “free sample” hoặc “no commercial value”. Tuy nhiên, bộ phận kế toán và thuế cần nhìn giao dịch ở góc độ khác.

Doanh nghiệp phải xác định đây có phải chương trình khuyến mại đúng quy định hay không, hàng được xuất đi theo hình thức nào, có tờ khai hải quan hay không và chứng từ liên quan đã thống nhất với hóa đơn chưa.

Nếu bộ phận kinh doanh gửi hàng trước, sau đó kế toán mới nhận thông tin để xử lý hóa đơn và thuế thì rất dễ xảy ra tình trạng mục đích ghi trên chứng từ vận chuyển khác với hóa đơn hoặc hồ sơ hải quan.

Doanh nghiệp FDI nên rà soát đồng thời 5 nhóm hồ sơ

Với doanh nghiệp thường xuyên gửi mẫu cho khách hàng ở nước ngoài, không nên chỉ kiểm tra riêng hóa đơn. Một giao dịch hoàn chỉnh thường liên quan đến nhiều bộ phận và nhiều loại chứng từ khác nhau.

1. Hồ sơ khuyến mại

Cần xác định chương trình gửi mẫu có thuộc hình thức khuyến mại và đã thực hiện các thủ tục cần thiết theo quy định hay chưa. Đây là căn cứ quan trọng để xác định cách xử lý giá tính thuế.

2. Hóa đơn xuất hàng

Tên hàng, số lượng, mục đích giao dịch và cách xác định giá trên hóa đơn cần phù hợp với bản chất của việc gửi hàng mẫu.

3. Tờ khai hải quan

Đối với hàng mẫu xuất khẩu, thông tin khai báo hải quan cần được đối chiếu với hóa đơn, chứng từ xuất kho và tài liệu giao nhận để tránh chênh lệch về số lượng, trị giá hoặc mục đích xuất hàng.

4. Chứng từ vận chuyển

Vận đơn, phiếu gửi hàng, chứng từ giao nhận hoặc tài liệu của đơn vị vận chuyển là một phần quan trọng để chứng minh hàng thực tế đã được đưa ra nước ngoài và giao cho đúng đối tượng.

5. Hồ sơ kê khai thuế GTGT

Kế toán cần kiểm tra cách kê khai thuế GTGT có phù hợp với bản chất giao dịch và bộ chứng từ đang lưu hay không. Không nên để đến cuối năm hoặc khi quyết toán thuế mới đối chiếu lại.

Một ví dụ doanh nghiệp FDI thường gặp

Một doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam gửi 20 sản phẩm cho khách hàng tại Nhật Bản để đánh giá chất lượng trước khi ký hợp đồng mua hàng. Khách hàng không phải thanh toán tiền hàng.

Nếu doanh nghiệp đã xác định đây là hoạt động đưa hàng mẫu cho khách dùng thử và thực hiện đúng quy định về khuyến mại, khi xuất hàng vẫn phải lập hóa đơn nhưng giá tính thuế của hàng mẫu được xác định bằng 0.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ xuất hàng miễn phí nhưng không có cơ sở để xác định là hoạt động khuyến mại đúng quy định, giao dịch có thể phải xử lý theo hàng hóa biếu, tặng, cho và giá tính thuế không còn mặc nhiên bằng 0.

Nếu đây là hàng mẫu xuất khẩu không thu tiền và không phát sinh chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp còn phải rà soát riêng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định hiện hành.

Nên thống nhất quy trình trước khi bộ phận kinh doanh gửi hàng

Với doanh nghiệp thường xuyên gửi hàng mẫu ra nước ngoài, cách an toàn hơn là xây dựng một quy trình nội bộ giữa bộ phận kinh doanh, xuất nhập khẩu, kho và kế toán.

Trước khi hàng rời kho, doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích xuất hàng, hồ sơ khuyến mại, đối tượng nhận hàng, cách lập hóa đơn và phương án khai hải quan. Khi các bộ phận cùng sử dụng một bộ thông tin ngay từ đầu, việc kê khai thuế sau đó sẽ đơn giản hơn nhiều.

Ngược lại, nếu đến cuối tháng kế toán mới nhận danh sách hàng mẫu đã gửi, việc bổ sung hồ sơ hoặc giải thích những điểm không thống nhất giữa hóa đơn và chứng từ xuất khẩu sẽ khó khăn hơn.

Nexia Hải Phòng hỗ trợ doanh nghiệp FDI rà soát hồ sơ thuế

Hàng mẫu thường có giá trị từng lần không lớn nhưng nếu doanh nghiệp xuất thường xuyên trong nhiều kỳ, những sai sót nhỏ về hóa đơn, chứng từ và thuế GTGT có thể tích lũy thành vấn đề đáng kể khi quyết toán.

NEXIA HẢI PHÒNG hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát hóa đơn đối với hàng mẫu, hàng khuyến mại và hàng biếu tặng.
• Kiểm tra hồ sơ thuế GTGT đối với hàng xuất khẩu.
• Đối chiếu hóa đơn, tờ khai hải quan và chứng từ kế toán.
• Rà soát hồ sơ giao dịch với khách hàng và đối tác nước ngoài.
• Tư vấn xử lý sai sót trước kỳ quyết toán thuế.