Đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa, việc chỉ tuyển dụng duy nhất một nhân sự kế toán nội bộ đảm nhận từ hóa đơn, chứng từ đến nộp tờ khai và làm việc với cơ quan thuế là giải pháp “nghe có vẻ tiết kiệm chi phí tối đa cho bộ máy.” Thế nhưng, nếu đơn vị vận hành mà thiếu đi một cơ chế kiểm tra chéo độc lập, mô hình một người quản lý toàn bộ này lại chính là nơi phát sinh những lỗ hổng rủi ro cực kỳ lớn.

Sai lầm chỉ thực sự lộ diện khi doanh nghiệp nhận thông báo thanh tra, hoặc khi nhân sự đó đột ngột xin nghỉ việc. Lúc này, ban giám đốc mới ngỡ ngàng đối mặt với đống sổ sách rối loạn và các khoản phạt chậm nộp.

Dưới đây, Nexia Hải Phòng xin chỉ rõ 5 rủi ro trọng yếu mà các chủ doanh nghiệp cần phải nhìn nhận và có phương án phòng ngừa kịp thời:

1. Tình trạng phụ thuộc hoàn toàn vào một nhân sự duy nhất

Khi mọi dữ liệu nằm trong tay một người, nếu kế toán nghỉ việc đột ngột, nghỉ chế độ dài ngày hoặc thực hiện bàn giao không đầy đủ, doanh nghiệp sẽ ngay lập tức rơi vào trạng thái tê liệt thông tin. Rất nhiều chủ doanh nghiệp đã gặp phải tình huống trớ trêu: không thể tìm lại file hồ sơ gốc, không có mật khẩu đăng nhập các phần mềm kê khai, thậm chí không nắm được thiết bị chữ ký số (Token) đang để ở đâu và tiến độ nộp tờ khai thuế đang dừng ở bước nào.

2. Thiếu cơ chế kiểm soát chéo dẫn đến sai sót dây chuyền

Khi một nhân sự vừa thực hiện lập chứng từ, tự hạch toán sổ sách, tự kê khai thuế rồi lại tự lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn khuyết thiếu bước kiểm tra độc lập. Những sai sót dù nhỏ do chủ quan hay định khoản nhầm đều có thể kéo dài qua nhiều tháng, nhiều năm mà không được phát hiện. Sự chênh lệch nghiêm trọng giữa số liệu trên tờ khai định kỳ và Báo cáo tài chính cuối năm chỉ được nhận ra khi đoàn kiểm tra bóc tách dữ liệu, gây áp lực rất lớn cho doanh nghiệp.

3. Hạn chế về mặt kinh nghiệm khi giải trình với cơ quan thuế

Công tác chuẩn bị hồ sơ quyết toán, bảo vệ chi phí hợp lý và giải trình số liệu trước đoàn kiểm tra đòi hỏi người làm kế toán phải có sự cọ xát thực tế và bản lĩnh nghiệp vụ vững vàng. Không phải nhân sự kế toán nội bộ nào cũng có cơ hội trải qua nhiều kỳ quyết toán để tích lũy kỹ năng này. Cách thức chuẩn bị chứng từ và phương pháp giải trình thiếu kinh nghiệm có thể làm ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thanh tra, khiến doanh nghiệp bị áp đặt truy thu những khoản chi phí không đáng có.

4. Khó khăn trong việc cập nhật kịp thời các chính sách thuế mới

Hệ thống pháp luật về thuế, quy định hóa đơn điện tử, chính sách bảo hiểm xã hội và lao động liên tục có những điều chỉnh, bổ sung qua các năm. Do khối lượng công việc sự vụ hàng ngày quá lớn, một kế toán nội bộ đơn lẻ rất khó có đủ thời gian để nghiên cứu và cập nhật chuyên sâu. Việc áp dụng các văn bản đã hết hiệu lực, kê khai sai phương pháp hoặc bỏ sót nghĩa vụ nộp tờ khai mới là điều khó tránh khỏi, trực tiếp kéo theo rủi ro phạt hành chính hành vi chậm nộp.

5. Ban giám đốc không đánh giá được mức độ rủi ro tài chính thực tế

Hầu hết các chủ doanh nghiệp chỉ nhận báo cáo tổng số liệu cuối kỳ mà không có chuyên môn để kiểm tra xem hệ thống chứng từ bên dưới đang thiếu hụt những gì, hóa đơn đầu vào có gặp rủi ro doanh nghiệp bỏ trốn hay không, hay số liệu có đang bị lệch dòng tiền thực tế hay không. Sự mơ hồ này khiến doanh nghiệp luôn vận hành trong trạng thái “báo động ngầm”, chỉ đến khi có quyết định thanh tra mới bắt đầu cuống cuồng tìm phương án sửa sai.

Giải pháp thiết lập vùng an toàn cho hệ thống tài chính

Nhân sự kế toán nội bộ vẫn giữ vai trò vô cùng thiết yếu để xử lý các công việc sự vụ hàng ngày của công ty. Tuy nhiên, để triệt tiêu các rủi ro tiềm ẩn, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng một quy trình kiểm soát nội bộ rõ ràng, hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học trên nền tảng đám mây và đặc biệt là nên có sự tham gia của một đơn vị tư vấn độc lập để rà soát thuế, sổ sách định kỳ.

Tại thị trường Hải Phòng, bên cạnh nghiệp vụ chuyên sâu về kiểm toán tại Hải Phòng, Nexia Hải Phòng là người bạn đồng hành tin cậy giúp các doanh nghiệp tháo gỡ bài toán nhân sự kế toán thông qua các giải pháp thực chiến:

• Rà soát, kiểm tra độc lập hệ thống sổ sách kế toán và tờ khai thuế định kỳ.
• Tư vấn xây dựng mô hình kiểm soát nội bộ, tối ưu quy trình luân chuyển chứng từ.
• Hỗ trợ, đồng hành cùng kế toán nội bộ giải trình số liệu khi quyết toán thuế.
• Cung cấp trọn gói dịch vụ kế toán, đại lý thuế và kiểm toán chuẩn mực quốc tế.