Khi bước vào kỳ kiểm toán báo cáo tài chính, bộ phận kế toán cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu để đảm bảo quá trình làm việc với kiểm toán viên diễn ra nhanh chóng và chính xác. Đối với doanh nghiệp FDI, việc chuẩn bị tài liệu càng quan trọng do liên quan đến chuẩn mực kế toán, giao dịch liên kết và yêu cầu từ tập đoàn mẹ. Dưới đây là danh sách những tài liệu kế toán bắt buộc phải có trước khi bắt đầu kiểm toán.
Báo cáo tài chính và sổ sách kế toán
Đây là bộ tài liệu chính mà kiểm toán viên sử dụng để đánh giá tính trung thực và hợp lý của số liệu doanh nghiệp. Các báo cáo và sổ sách cần đầy đủ, nhất quán và khớp với hệ thống kế toán.
- Báo cáo tài chính năm: Bảng cân đối kế toán, KQKD, Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh.
- Sổ cái tổng hợp và sổ chi tiết từng tài khoản.
- Bảng cân đối số phát sinh tài khoản.
Hóa đơn, chứng từ thu – chi và hồ sơ hợp đồng
Tất cả các khoản thu, chi, mua bán hàng hóa và dịch vụ đều phải có hồ sơ đầy đủ. Kiểm toán viên dùng các chứng từ này để đối chiếu với số liệu ghi nhận trong sổ sách.
- Hóa đơn GTGT mua – bán hàng hóa, dịch vụ.
- Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, báo có – báo nợ ngân hàng.
- Hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.
Tài liệu liên quan đến công nợ phải thu – phải trả
Đây là phần hành quan trọng trong kiểm toán vì ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, chi phí và công nợ thực tế của doanh nghiệp.
- Bảng đối chiếu công nợ khách hàng và nhà cung cấp cuối năm.
- Biên bản xác nhận công nợ (nếu đã thực hiện).
- Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, chính sách thanh toán.
Tài liệu ngân hàng và tiền mặt
Kiểm toán viên sẽ đối chiếu giữa số dư sổ sách và số dư thực tế tại ngân hàng để đảm bảo tính chính xác của khoản mục tiền.
- Sao kê ngân hàng tất cả tài khoản trong năm.
- Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt cuối kỳ.
- Ủy nhiệm chi, chứng từ nộp – rút tiền.
Tài liệu hàng tồn kho và sản xuất
Đối với doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại, hàng tồn kho là một khoản mục trọng yếu cần kiểm tra kỹ lưỡng.
- Biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm.
- Sổ kho, thẻ kho và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn.
- Báo cáo giá thành, sản xuất dở dang (nếu là doanh nghiệp sản xuất).
Tài liệu tài sản cố định (TSCĐ)
Kiểm toán viên cần các tài liệu để xác minh giá trị, tình trạng và quyền sở hữu của tài sản cố định.
- Danh sách TSCĐ, nguyên giá và khấu hao.
- Hồ sơ mua sắm TSCĐ: hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao.
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định cuối kỳ.
Tài liệu về thuế và nghĩa vụ tài chính
Thuế là phần hành bắt buộc trong kiểm toán, đặc biệt đối với doanh nghiệp FDI có ưu đãi hoặc giao dịch liên kết.
- Tờ khai thuế VAT, CIT, PIT các kỳ trong năm.
- Biên lai nộp thuế, thông báo thuế và quyết định xử phạt (nếu có).
- Hồ sơ ưu đãi thuế và các văn bản liên quan.
Tài liệu giao dịch liên kết (Transfer Pricing)
Doanh nghiệp FDI phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo Nghị định 132 để đảm bảo việc ghi nhận giao dịch liên kết là hợp lý.
- Local File và Master File.
- Hợp đồng dịch vụ nội bộ, hợp đồng vay liên công ty.
- Báo cáo so sánh giá (Benchmark).
Kết luận
Chuẩn bị đầy đủ tài liệu kế toán là bước cần thiết để kỳ kiểm toán diễn ra thuận lợi, chính xác và không bị kéo dài thời gian. Đối với doanh nghiệp FDI, điều này giúp giảm rủi ro điều chỉnh, tăng tính minh bạch và đáp ứng yêu cầu từ cơ quan thuế cũng như tập đoàn mẹ. Chuẩn bị kỹ ngay từ đầu là chìa khóa để nâng cao hiệu quả kiểm toán.
