Trước khi bước vào cuộc kiểm toán báo cáo tài chính, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo quá trình kiểm toán diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và chính xác. Đối với doanh nghiệp FDI, hồ sơ pháp lý càng cần đầy đủ để phục vụ yêu cầu của cơ quan thuế, kiểm toán viên và tập đoàn mẹ. Dưới đây là danh sách những hồ sơ pháp lý mà doanh nghiệp cần sẵn sàng trước kiểm toán.
Giấy phép đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đầu tư
Đây là bộ hồ sơ quan trọng nhất thể hiện tính hợp pháp của doanh nghiệp. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra các thông tin như ngành nghề, vốn đầu tư, vốn điều lệ, tỷ lệ góp vốn và các thay đổi trong năm để đảm bảo số liệu kế toán phù hợp với hồ sơ pháp lý.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ERC).
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) và các điều chỉnh (nếu có).
- Hồ sơ tăng/giảm vốn đầu tư qua các năm.
Điều lệ công ty và quyết định bổ nhiệm ban lãnh đạo
Điều lệ công ty quy định cấu trúc quản trị, quyền và nghĩa vụ của các thành viên hoặc cổ đông. Kiểm toán viên cần kiểm tra điều lệ và các quyết định bổ nhiệm lãnh đạo để hiểu rõ mô hình hoạt động và thẩm quyền ký kết của doanh nghiệp.
- Điều lệ hoạt động mới nhất.
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, Kế toán trưởng hoặc người đại diện pháp luật.
Hợp đồng thuê đất, văn phòng và giấy tờ liên quan tài sản
Đối với doanh nghiệp FDI, hợp đồng thuê đất, thuê nhà xưởng hoặc văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, tài sản và nghĩa vụ thuế. Kiểm toán viên thường kiểm tra những hồ sơ này để xác minh tính hợp lý của chi phí và quyền sử dụng tài sản.
- Hợp đồng thuê đất hoặc thuê nhà xưởng.
- Hợp đồng thuê văn phòng, kho bãi và các phụ lục (nếu có).
- Các giấy tờ bàn giao mặt bằng, nghiệm thu.
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc sử dụng tài sản
Kiểm toán viên sẽ kiểm tra chứng từ pháp lý liên quan đến tài sản cố định của doanh nghiệp để đối chiếu với hồ sơ kế toán và xác nhận tính hợp pháp của tài sản.
- Hồ sơ mua bán máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải.
- Giấy đăng ký sở hữu xe, giấy chứng nhận quyền sử dụng tài sản.
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao tài sản.
Hồ sơ pháp lý liên quan đến lao động
Các hồ sơ này giúp kiểm toán viên kiểm tra quyền lợi lao động, chi phí lương và nghĩa vụ thuế TNCN của doanh nghiệp.
- Hợp đồng lao động của nhân viên.
- Thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
- Quy chế tài chính, quy chế tiền lương.
Các quyết định quản trị và biên bản họp quan trọng
Kiểm toán viên sẽ xem xét các biên bản và quyết định liên quan đến điều hành doanh nghiệp để đánh giá rủi ro, thay đổi chính sách hoặc các sự kiện có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
- Biên bản họp HĐQT, ban giám đốc.
- Quyết định phê duyệt các hợp đồng lớn hoặc các khoản đầu tư.
- Biên bản giải trình với cơ quan thuế (nếu có).
=> Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý giúp cuộc kiểm toán diễn ra nhanh chóng và hạn chế sai sót. Với doanh nghiệp FDI, việc quản lý hồ sơ pháp lý chặt chẽ còn góp phần tăng tính minh bạch, hạn chế rủi ro thuế và đáp ứng yêu cầu từ tập đoàn mẹ. Chủ động chuẩn bị ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao uy tín trong quá trình kiểm toán.
